Eine Besprechungseinladung besteht aus mehr, als nur einem Betreff, einem Datum, einer Uhrzeit, einem Ort und, falls erforderlich, einem Teilnahme-Link für z.B. Microsoft Teams. Die Funktion einer Einladung ist es, den eingeladenen Personen den Grund des Termins deutlich zu machen und ob eine Form der Vorbereitung notwendig ist. Und nein, eine Zu- oder Absage zur Besprechungseinladung sind keine Vorbereitung.
Wir haben uns seit der Pandemie daran gewöhnt, dass viele Besprechung online stattfinden. Eine Teams-Besprechung ist schnell eingerichtet und die Einladungen ebenso schnell und unbedacht versendet. Dies führt oft dazu, dass die bereits verplanten Zeiten der eingeladenen Personen einfach ignoriert wird. Ebenso oft werden Besprechungen nahtlos aneinandergereit.
Als organisierende Person ist es meine Aufgabe, sowohl meine Wünsche und Bedürfnisse an die Besprechung genau zu kennen und in der Einladung umzusetzen, sondern auch die Wünsche und Bedürfnisse der Eingeladenen. Dies gut und beständig umzusetzen ist nicht einfach, insbesondere bei Besprechungsterminen mit externe Teilnahme.
Intern hast du den Vorteil, dass du (hoffentlich) den Kreis der Teilnehmenden bereits gut kennst. Wenn externe Personen an einer von dir organisierten Besprechung teilnehmen sollen, kannst du mit einer guten Vorlage und einem guten Inhalt der Einladung Pluspunkte sammeln.
Besprechungseinladung
Zu einer Besprechungseinladung gehört mehr als nur die Informationen zur Teilnahme an einem Teams- oder Zoom-Meeting oder die Angabe eines Raumes.
Persönlich oder Virtuell
Seit einiger Zeit unterstützt Microsoft eine Option, mit der du festlegenen kannst, ob es sich um eine Präsenzveranstaltung handelt. Bei Auswahl dieser Option wird dem Betreff der Zusatz [Persönlich] hinzugefügt.
Die eingeladenen Personen haben die Möglichkeit, bei der Zusage auszuwählen, ob sie persönlich oder virtuell teilnehmen. Sie erhalten den Hinweis, dass du als einladende Person eine persönliche Teilnahme wünschst.
Aber lass uns schauen, was zu einer Besprechungseinladung gehören sollte.
Agenda
Eine Besprechungseinladung sollte immer über Agenda verfügen, damit die eingeladenen Personen beurteilen können, ob sie die richtige Personen für das zu besprechende Thema sind oder ob vielleicht eine weitere oder andere Person die bessere Wahl ist. Solltest du in der Agende Themenpunkte haben, die von einer der eingeladenen Personen federführend behandelt werden soll, vermerke dies bereits in der Agenda.
Es gibt inzwischen viele Menschen, die Einladungen ohne jedwede weitere Information zur Besprechung, jenseits eines Betreffs, ablehnen.
Solltest du zum Zeitpunkt des ersten Versandes der Besprechungseinladung noch nicht alle Agendapunkte und Informationen zusammengetragen haben, ist das kein Drama. Schreibe genau dies in die Einladung und lege einen Termin fest, zu dem du die fehlenden Informationen spätestens nachreichst. Und halte diesen Termin auch ein.
Vorbereitung
Wenn Menschen unvorbereitet an einer Besprechung teilnehmen, sinken die Erfolgchancen der Besprechung immens. Andere Teilnehmende, die sich vorbereitet haben, bringen ihren Unmut während der Besprechung gerne offen oder subtil zum Ausdruck. Dies lässt sich ganz gut dadurch erkennen, wenn du nach einer Besprechung Copilot bittest, die Stimmung um Meeting zusammenzufassen.
Ablauf
Ein weiterer Bestandteil einer Besprechungseinladung sind Informationen über den zeitlichen Ablauf der Besprechung. Dies ist insbesondere dann wichtig, wenn es sich um eine halb- oder gar ganztägige Besprechung handelt.
Deine Einladung sollte, neben der Agenda und Informationen zur Vorbereitung, auch folgende Punkte berücksichtigen:
- Pausenzeiten
Teile bereits in deiner Einladung mit, wann du bei längeren Besprechungen Pausen einplanst und wie lange diese Pausen sein werden. Du kennst nicht alle persönlichen Bedürfnisse der Teilnehmenden. Informationen über die von dir geplanten Pausenzeiten hilft den Eingeladenen, kurze Telefonate einzuplanen, sondern sich auch mental zu entspannen. Wir dürfen nicht vergessen, dass Besprechungen auch mentalen oder körperlichen Stress bedeuten kann. - Catering
Catering ist ein sensibles Thema. Zum einen gibt es vielleicht eine Unternehmensanweisung, dass bei internen Meetings gar kein Catering, in irgendeiner Form, vorgesehen ist, was leider traurige Realität ist. Zum anderen gibt es vielleicht Teilnehmende, die aus gesundheitlichen Gründen auf eine Form des Caterings angewiesen sind. Damit alle Teilnehmenden wissen, ob Catering zur Verfügung steht oder eben nicht, solltest du das in deiner Besprechungseinladung berücksichtigen. - Funkstille
Es ist deine Besprechung. Du stellst die Regeln auf. Du entscheidest, ob und wie deine Teilnehmenden während des Meetings mit ihrem Mobiltelefon interagieren sollen. Du kannst die Teilnehmenden bitten, ihre Mobiltelefone stumm- oder gar auszuschalten. Schließlich können Pausenzeiten für Telefonate genutzt werden. Wenn du die Nutzung von Mobiltelefonen während deiner Besprechung nicht unterbinden möchtest, teile den Teilnehmenden mtit, wie am besten mit eingehden Anrufen umzugehen ist, z.B. den Besprechungsraum zu verlassen.
Beispiel
Das folgende Beispiel zeigt exemplarisch die Details zur Termineinladung für einen Kick-Off zur EInführung von Microsoft 365. Die Agenda hat exemplarischen Charakter.
Betreff: Kick-Off Microsoft 365 Einführung [Persönlich]
Ort: Meeting-Raum Seattle
Zeit: 9h00 – 15h30
Thema
Dies ist der Kick-Off für die Microsoft 365 Einführung in der Varunagroup. Es werden die internen und externen Beteiligten des Projektteams und die Aufteilung der Teilprojekte vorgestellt.
Vorbereitung
Es ist keine inhaltliche Vorbereitung notwendig. Prüft aber bitte vorab, ob das Team “M365 Rollout” in eurem Teams-Client sichtbar ist und ihr Zugriff auf die Kanäle und Ressourcen habt. Sollte dies nicht der Fall sein, meldet euch bitte bei mir.
Agenda
| Zeit | TOP |
|---|---|
| 9h00 – 9h30 | Begrüßung und Vorstellung des Projektes “Rise and Shine” |
| … | |
| 14h30 – 15h15 | Vorstellung der Ergebnisse der Gruppenarbeit |
| 15h15 – 15h30 | Zusammenfassung des Workshoptages und Verabschiedung |
Pausen
Wir werden folgenden Pausenzeiten während des Kick-Off haben.
- 10:30 – 10:45 – Kaffeepause
- 12:15 – 13:00 – Mittagspause
- 14:15 – 14:30 – Kaffeepause
Hinweise
Während des Workshoptages werden Getränke (Kaffee, Tee, Wasser, Soda-Getränke, Saft) zur Verfügung stehen.
Für die Mittagspause haben wir einen reservierten Tisch in der Kantine. Die Teilnahme am Mittagessen ist freiwillig.
Nutzt bitte die Pausenzeiten für Telefonate. Stellt euere Mobiltelefone aus Rücksicht auf die anderen Teilnehmenden auf Leise-Modus.
Wozu Best Practices
In einer Besprechung treffen Menschen aufeinander, die ganz unterschiedliche Bedürfnisse haben. Also organisierende Person ist es unsere Aufgabe, die Teilnehmenden mitzudenken. Dies ist bei internen Besprechungen deutlich einfacher als bei Besprechungen mit Externen. Besprechungen sind für viele Menschen Stressauslöser. Für sie ist es mehr als nur ein Eintrag im Kalender.
Besprechungstermine an einem Montagmorgen können dazu führen, dass Menschen bereits am Abend vorher in unangenehme Stresssituationen kommen. In unserer Kultur wird dem oft mit einem “das ist nicht mein Problem” oder anderen Aussagen begegnet. Dies ist schlichtweg respektlos.
Die beschriebenen Best Practices haben natürlich keinen Anspruch auf Vollständigkeit, sie sind keine „so muss man dass machen“-Vorlage. Es kommt darauf an, dass du dir Gedanken darübe rmachst, wie du deine Besprechungen durchführen möchtest. Im absoluten Idealfall stellt dir der Arbeitgeber eine durchdachte Empfehlung bereit. Leider ist dies nicht immer der Fall. Es ist also die ideale Voraussetzung, dies zu ändern.
Was sind deine Best Practices für die Durchführung von Besprechungen?