Einführung von Office 365

Die Einführung von Office 365 wird gerne als einfach und simpel dargestellt. Diese Aussage gilt genau für das Szenario, dass Sie über keinerlei lokale IT-Infrastruktur verfügen und keinerlei Daten migriert werden müssen.

Sobald eine lokale IT-Infrastruktur vorhanden ist und die von Anwendern genutzten Anmeldeinformationen auch für die Anmeldung an Office 365 verwendet werden sollen, beginnt es komplex zu werden. Die Vorbereitung der lokalen IT-Infrastruktur ist nicht unbedingt kompliziert, trotzdem sind es Eingriffe in eine produktive Umgebung, die geplant und vorbereitet werden sein wollen. Sie möchten sicher nicht, dass eine spontan durchgeführte Konfigurationsänderung in Ihrem Netz dazu führt, dass Ihre Mitarbeiter nicht mehr arbeiten können und Ihr Unternehmen zum Stillstand kommt. 

Die Einführung von Office 365 besteht nicht nur aus der technischen Anbindnung von Office 365 und der Einrichtung von Benutzerkonten. Den Mehrwert von Office 365 können Sie erst dann voll ausnutzen, wenn Sie Bestandsdaten aus Ihren lokalen IT-Systemen zu Office 365 migrieren. Die meisten Kunden von Office 365 beginnen mit der Migration von Exchange Server Postfächern, andere beginnen mit der Nutzung von OneDrive for Business und der Ablösung lokaler Home-Laufwerke. Die Migration von Bestandsdaten trägt, im Vergleich zur rein technischen Anbindung, das größere Risikopotential. Die Risiken liegen nicht nur im Volumen der zu migrierenden Daten, sondern auch im Alter der Daten. Je älter die zu migrierenden Daten sind, desto größer ist das Risiko, dass Datenfehler vorhanden sind, die eine zeitaufwändige Fehleranalyse erfordern und so das Gesamtprojekt verzögern.

Der dritte Punkt, den Sie für eine erfolgreiche Einführung von Office 365 im Blick haben müssen, betrifft die Reihenfolge zur Einführung der einzelnen Produkte und Dienste von Office 365 und die ntowendige MItarbeiterkommunikation zur jeweiligen Einführung. Die Einführung von Office 365 erfolgt Hand in Hand mit der Einführung einer neuen Art zu arbeiten. Aus diesem Grund erfordert die Einführung von Office 365 Produkten und Diensten einen auf Ihr Unternehmen zugeschnittenen Zeit- und Kommunikationsplan. 

Mit dem richtigen Microsoft Partner als Projektpartner können Sie die Einführung von Office 365 zu einem Erfolg für Ihr Unternehmen werden lassen. 

Office 365-Workshop I

Beginnen Sie mit einem Office 365-Workshop. Wenn Sie bisher noch keinerlei Berührungspunkte mit Office 365 hatten, ist es an der Zeit, die Möglichkeiten von Office 365 kennenzulernen. In solch einem Workshop lernen nicht nur Sie die Produkte und Dienste von Office 365 kennen, sondern der beratende Microsoft-Partner lernt auch Sie und Ihr Unternehmen kennen. Daher ist es wichtig, dass dieser Workshop nicht nur die Vorstellung von technischen Office 365-Funktionen zum Ziel hat. 

Wenn Sie dem Berater ein klares Bild davon vermitteln können, wie gegenwärtig Ihre Geschäftsprozesse aussehen, wo Ihre organisatorischen und technischen Hürden im täglichen Betrieb sind und was Sie sich von der Einführung von Office 365 versprechen, erhalten Sie eine individuell auf Ihr Unternehmen zugeschnitte Empfehlung zur Einführung von Office 365.

Wie machen es denn andere??

Dies ist eine der beliebtesten Fragen in Office 365-Workshops. Die Antwort auf diese Frage lautet klar und deutlich: anders.

Jede Unternehmen ist anders und hat daher automatisch andere Wünsche, Bedürfnisse und Anforderungen an eine Office 365 Einführung. 

Während dieses Workshops werden Sie viele Fragen haben. Nicht auf alle Fragen werden Sie eine Antwort erhalten. Dies ist dem Umstand geschuldet, dass es sich bei Office 365 um ein Software-as-a-Service-Angebot handelt, das sich täglich verändert und weiterentwickelt. Diese stete Weiterentwicklung ist auch für Berater eine Herausforderung. Die offenen Fragen des im Workshop entwickelten Fragenkataloges werden zeitnah beantwortet und befähigen Sie, eine Richtungsentscheidung zu Office 365 zu treffen.

Office 365-Workshop II

Der zweite Workshop verfolgt ein anderes Ziel. In diesem zweiten Workshop geht es im wesentlichen um technische Themen. Die Workshop-Teilnehmer betrachten die vorhandene IT-Infrastruktur und bewerten, wie gut diese Infrastruktur für eine Anbindung an Office 365 vorbereitet ist. 

Die zu betrachtenden Themen dieses Workshops sind u.a.:

• Betriebszustand der Active Directory Gesamtstruktur
• Betriebszustand der Netzwerk-Infrastruktur und Internetanbindung
• Betriebszustand der Exchange Organisation oder einer anderen E-Mail-Infrastruktur
• Vorhandene und zukünftig geplante Clientsysteme
• Vorhandene Office Software-Umgebung
• Software-Lösungen von Drittanbietern, die eine Auswirkung auf eine Office 365 Einführung haben
• Anforderungen an IT-Sicherheit und Compliance für den Betrieb von Office 365
• Einbindung des Betriebsrates in das Projekt zur Einführung von Office 365

Dies sind nur einige der Themen, die während dieses Workshops besprochen werden. 

Oftmals werden die Ergebnisse dieses Workshops auch zur Ausarbeitung eines Angebotes durch den Microsoft Partner verwendet. Solch eine Ausarbeitung erfordert, dass in diesem Workshop die Themen einvernehmlich besprochen und, wo notwendig, belastbare Entscheidungen getroffen wurden.

Um die Zeit für diesen Workshop effektiv zu nutzen, wird Ihnen der Microsoft Partner schon vorab einen Fragenkatalog zukommen lassen. Je mehr Antworten Sie geben können und je mehr Informationen bereitstellen können, desto effektiver wird der Workshop und das Ergebnis für Ihr Unternehmen sein. 

Bereiten Sie sich auf die Fragen des Beratungsteams vor

Der Microsoft Partner benötigt Detailinformationen über Ihre IT-Infrastruktur. Ohne diese Informationen ist eine seriöse Beratung schlichtweg nicht möglich. Helfen Sie dem Beratungsteam, indem Sie vor dem Workshop die folgenden Informationen zusammentragen und mit ausreichend zeitlichem Vorlauf bereitstellen:

• Informationen über die Active Directory Gesamtstruktur
  • Ausführliche Active Directory Dokumentation
     
• Informationen über die lokale Netzwerk-Infrastruktur und Internetanbindung
  • Visio-Diagramme oder andere schematische Zeichnungen der Netzwerk-Infrastruktur
  • Informationen über den Internet-Provider, bereitgestellte Bandbreite und externen IP-Adressen
  • Informationen über vorhandene aktive Netzwerkkomponenten, wie z.B. Firewall, Proxy-Server, Application Delivery Controller, Intrusion Detection Systeme  
     
• Informationen über die lokale Exchange Organisation
  • Ausführliche Dokumentation der Exchange Organisation
  • Nutzungsberichte zum vorhanden Volumen der Exchange Organisation 
  • Einstellungen mit externen Partner-Unternehmen
     
• Informationen über die Client-Systeme
  • PC-Systeme inkl. Betriebssysteminformationen
  • Mobile Endgeräte
  • Office Versionen inkl. verwendeter AddOns
  • Multifunktions- und Faxgeräte

Die genaue Liste der bereitzustellenden Informationen wird Ihnen Ihr Microsoft Partner im Vorfeld des Workshop-Termines mitteilen.

Wenn Ihre lokale IT-Infrastruktur von einem externen Dienstleister im Rahmen eines Managed Service betreut wird, so ist die ausführliche Vorbereitung des Workshops von größter Wichtigkeit. Idealerweise ist ein technische Vertreter des Dienstleisters während des Workshops anwesend oder am Workshop-Tag zeitnah für Fragen erreichbar. 

Erwartungshaltung Angebot

Nach diesem zweiten Workshop haben Sie als Kunde eine Erwartungshaltung hinsichtlich des Angebotes zur Einführung von Office 365 und die Migration Ihrer Bestandsdaten. Mit den Ergebnisse des Workshops ist der Microsoft Partner in der Lage ein Angebot zu entwickeln. Jedoch wird er, als seröser Partner, Ihnen kein Festpreisangebot unterbreiten können. Die Abgabe eines Festpreisangebotes ist unseriös und das Risiko ist für beiden Seiten viel zu groß.

Bedenken Sie, dass Sie Ihre statische IT-Infrastruktur mit einer sehr agilen Infrastruktur verbinden möchten und sich die SaaS-Dienste von Office 365 stetig weiterentwickeln. Produkte und Dienste, die in einem Angebot zur Einführung von Office 365 enthalten sind, können zum Implementierungszeitpunkt nicht mehr vorhanden sein oder sich grundsätzlich anders verhalten. Ebenso ist es möglich, dass zum Implementierungszeitpunkt neue SaaS-Dienste zur Verfügung stehen, die im Angebot jedoch nicht berücksicht werden konnten.

Die Einführung von Office 365 ist immer eine gemeinsame Anstrengung von Ihnen, als Kunde, und vom ausführenden Microsoft Partner.

Viel Spaß mit Office 365!