In den letzten Wochen haben immer mehr Unternehmen mit der Nutzung von Microsoft Teams begonnen. In vielen Fällen wurde Microsoft Teams geplant und mit der notwendigen Planung eingeführt. Für solch eine geplante Einführung bietet Microsoft ausführliche Informationen zur Planung und Einführung von Microsoft Teams und anderen Microsoft 365 Diensten, wie z.B. den Microsoft Teams Adoption Guide.
In anderen Fällen wiederum wird Microsoft Teams gänzlich ohne Planung, sondern vielmehr mit großer Hektik für Anwender aktiviert und bereitgestellt. Dies war gerade zu Beginn der COVID-19 Krise und der spontanen Anforderung für Remote-Work der Fall. Es wäre kühn, hier von einer Microsoft Teams Einführung zu sprechen. Ich bezeichne ein solches Vorgehen, als Kompromiss, gerne als Ad hoc-Einführung. Diese Art einer Einführung von Microsoft Teams ist von Anfang an zum Scheitern verurteilt.
Einer der Gründe für solche Ad hoc-Einführungen ist die Annahme, dass es sich bei Microsoft Teams um eine eigenständige Softwarelösung handelt, bei der beliebig Funktionen ausgeschaltet oder beliebig weit eingeschränkt werden können. Es überrascht mich immer wieder, welche Kernkomponenten von Microsoft Teams manche Kunden ausgeschaltet sehen möchten. Manche Kunden möchten Microsoft Teams verwenden, jedoch SharePoint Online, OneDrive und/oder Exchange Online abschalten.
Hierzu fällt mir folgender Vergleich ein.
Sie möchten ein Haus bauen. Sie entscheiden sich für ein Fertighaus, da es alle gewünschten Bestandteile für ein sicheres, bequemes und geräumiges Wohnen für sich und Ihre Familienmitglieder beinhaltet.
Nach Fertigstellung kommen Ihnen aber Zweifel, das Fertighaus erscheint Ihnen auf einmal nicht mehr passend. Sie bitten den Hersteller um Änderungen.
Sie möchten auf den Keller verzichten, da Sie für sich und Ihre Mitbewohner keine Bevorratung und keinen leichten Zugang zu aufbewahrten Dingen benötigen. Die Tatsache, das Fremde auf dem Weg in den Keller nicht nur die Sicherheitstür am Hauseingang, sondern auch die abgeschlossen Tür zum Keller überwinden müssten, erscheint Ihnen als unsicher. Keller ist bereits vorhanden und kann nur durch das Auffüllen mit Beton endgültig unbrauchbar gemacht werden.
Sie möchten keine Sichtbarkeit oder Interaktion mit Menschen am neuen Wohnort, als Lösung schlagen Sie vor die Fenster zuzumauern. Die Interaktion möchten Sie stattdessen lieber mit Briefen, verfasst an einer mechanischen Schreibmaschine, und einem Boten durchführen. Der Hersteller mauert alle Fenster zu, es wird dunkel im Haus.
Direkter Kontakt zwischen den Mitbewohnern im Haus erscheint Ihnen inzwischen auch als nicht mehr notwendig, Sie möchten auf das Wohnzimmer als Gemeinschaftsraum und auch gleich auf die Küche verzichten. Ihre Mitbewohner ziehen sich in ihre Zimmer zurück, es entsteht soziale Kälte im Haus.
Erscheint Ihnen ein solches Haus noch als erstrebens- und lebenswert?
Aber lassen Sie uns zurück zu Microsoft Teams kommen.
Was ist Microsoft Teams?
Laut Microsoft ist Microsoft Teams der zentrale Hub, also die zentrale Applikation, für die Zusammenarbeit im Unternehmen.
Was ist damit gemeint?
Im Vordergrund sind in Microsoft Teams sind alle relevanten Funktionen für die Zusammenarbeit von MItarbeitern in Projekten und Abteilungen zusammengeführt. Die Integration mit anderen Microsoft 365-Funktionen ist nahtlos. Neben den zu Microsoft 365 gehörenden Produkten und Diensten können bei Bedarf zusätzliche Lösungen von Drittanbietern integriert werden. Solche Lösungen können aus Bots mit Kanal-Interakation, Datenkonnektoren zu externen Datenquellen oder Apps bestehen.
Der folgende Screenshot zeigt den Microsoft Teams Browser-Client.
Der Client von Microsoft Teams kann ohne die Backend-Komponenten von Microsoft Teams nicht funktionieren. Jede verfügbare Client-Variante von Microsoft Teams verbindet sich mit dem Microsoft Teams Backend und arbeitet online. Die Backend-Komponenten von Microsoft-Teams wiederum nutzen andere Microsoft 365-Komponenten, die für eine sichere Grundfunktion notwendig sind. Zu diesen Komponenten gehören u.a. SharePoint Online, OneDrive, Exchange Online und Stream.
Sie können Microsoft Teams um weitere Funktionen ergänzen. Neben den bereits erwähnten Lösungen von Drittanbietern können Sie auch selbstentwickelte Erweiterungen unternehmensweit oder für einzelne Anwendergruppen zur Verfügung stellen. Hier ist es sogar möglich über eine Schnittstelle mit Daten zu interagieren, die in lokalen Systemen, wie z.B. einer SharePoint Farm oder einer SQL Datenbank, gespeichert sind.
Mit Microsoft Teams ändert sich auch die Arbeitsweise und die Art der Zusammenarbeit im Unternehmen und mit externen Partnern. Das darf, neben einer rein technischen Betrachtung, nicht vergessen werden.
Microsoft 365 Zusammenarbeit
Microsoft Teams ist ein Baustein für Zusammenarbeit in Microsoft 365. Es stellt ist die sog. Inner Loop, also die kontextbezogene Zusammenarbeit mit anderen Projektbeteiligten. Hier ist die besondere Abgrenzung gegenüber Yammer zu sehen. Yammer dient als Baustein der Outer Loop zur unternehmensweiten Kommunikation über beliebige Themen. Ergänzt werden diese beiden Bausteine durch Outlook, als E-Mail-Client für individuelle und gezieltre Kommunikation.
Das folgende Diagramm verdeutlicht das Zusammenspiel der drei Bausteine.
Basis aller Lösungen zur Zusammenarbeit sind Microsoft 365 Gruppen. Mit diesen Gruppen steuern Sie die Mitgliedschaft und den Zugriff u.a. für Teams in Microsoft Teams, Yammer-Netzwerken, Videokanälen in Stream, Plänen in Planner oder den Zugriff auf SharePoint Site Collections.
Die Einführung von Microsoft Teams geht immer mit der Nutzung von Microsoft 365 Gruppen einher. Die Nutzung von Microsoft 365 Gruppen wiederum wirkt sich direkt auf anderen Produkte und Dienste in Microsoft 365 aus. Vor einer Einführung sind zahlreiche Fragen zu beantworten. Hierbei helfen Ihnen zertifizierte Microsoft Partner.
Daher ist eine Planung und gesteuerte Einführung von Microsoft Teams so immens wichtig.
Die Herausforderung
Microsoft Teams ist als Produkt mit seinen umfangreichen Funktionen als Microsoft 365 integriertes Produkt zu betrachten. Eine Bewertung der Funktionen in Microsoft Teams muss immer ganzheitlich betrachtet werden. Dazu gehört auch das wichtige Thema Datenschutz. Eine singuläre Betrachtung der Komponenten ist nicht möglich. Als Microsoft 365 integriertes Produkt gelten für Microsoft Teams automatisch die gleichen Datenschutz und DSGVO-Konfigurationen wie für Ihren Microsoft 365-Mandanten.
Die technischen Abhängigkeiten im Microsoft Teams-Backend sind es, die eine Ad hoc-Einführung von Microsoft Teams unmöglich machen und für einen hohen Frustrationslevel bei Anwendern sorgen. Wird Microsoft Teams von Anwendern nicht genutzt, ist die Einführung gescheitert.
Meine ganz persönliche Bitte an Sie:
Führen Sie Microsoft Teams nicht ohne technische Planung und ohne Anwender-Kommunikation ein. Bilden Sie ein Champion-Programm, um einzelne Anwender intensiv zu schulen und auf die Einführung vorzubereiten. Microsoft stellt umfangreiches Material für IT-Administratoren und Anwender zur Verfügung. Nutzen Sie es.
Links
- Microsoft Teams – Deployment & Adoption Guidance – https://aka.ms/SuccessWithTeams
- Microsoft Teams Adoption Guide (Flipbook) – https://aka.ms/TeamsToolkit
- IT-Pro Training für Microsoft Teams – https://aka.ms/TeamsAcademy
- Microsoft 365 Adoption Ressourcen – https://aka.ms/MicrosoftAdoption
- Microsoft Partner finden: https://www.microsoft.com/de-de/solution-providers/home
- Microsoft Teams Feedback
- UserVoice für Microsoft Teams – https://aka.ms/TeamsFeedback
- UserVoice für Adoption-Tools – https://aka.ms/AdoptionFeedback
- Ignite 2019 Konferenz-Sessions
Viel Spaß und Erfolg mit Microsoft Teams!
