Office 365 – Planner

Planner ist ein Kanban-Board basierte Lösung zur Organisation von Projektaufgaben. Sie verfolgt einen wesentlich einfacheren Ansatz als Microsoft Projekt. Mit Planner können Sie schnell und einfach kleinere Projekte (Pläne) in Aufgabenblöcke (Buckets) unterteilen, Aufgaben gruppieren und diese Aufgaben Personen zuweisen. 

Anwender können in Planner den aktuellen Stand der eigenen Projekte sehen und haben schnellen Zugriff auf die eigenen zugewiesenen Aufgaben. Diese Aufgaben sind nicht nur aus dem eigenen Plan, den man leitet, sondern auch aus Plänen anderer Anwender, in denen man Aufgaben zu erledigen hat.

Der folgende Screenhot zeigt den Abschnitt “Meine Aufgaben” für einen einzelnen Anwender.

Jeder Aufgabe verfügt über drei festdefinierte Stati: Nicht begonnen, In Arbeit, Fertig. Die Erstellung eigener Stati ist nicht möglich.

In der Ansicht eines einzelnen Planes werden die einzelnen Buckets mit ihren Aufgaben angezeigt. Zusätzlich zur Hauptübersicht, der sog. Board-Ansicht, stehen noch weitere Ansichten und Zugriffsmöglichkeiten auf weitere Ressourcen zur Verfügung. Der Zugriff auf die weiteren Ressourcen hängt von der individuellen Berechtigungsstufe ab.

• Diagramme – statische Übersicht über die Aufgaben in den vorhandenen Buckets und den Status je Mitglied
• Zeitplan – Kalenderansicht zur Darstellung von Start- und Fälligkeitsdatum von Aufgaben
• Unterhaltung – Darstellung des zum Plan (Office 365-Gruppe) gehörenden Posteingangs in Outlook on the Web mit Anzeige der Konversationen zu den Aufgaben
• Mitglieder – Wechsel zu Outlook on the Web und Anzeige der Mitglieder des Plans 
• Dateien – Wechsel zum Plan gehörenen Dateibereichs in SharePoint Online
• Notizbuch – Wechsel zu Office Online und Zugriff auf das zum Plan gehörende OneNote-Notizbuch

Weitere Möglichkeiten sind das Kopieren eines Planes oder der Export nach Microsoft Excel. Interessant ist auch die Möglichkeit, den Kalender eines Planes per iCal-Datei freizugeben und so in Outlook einbinden zu können.

Der nachfolgende Screenshot zeigt die Board-Ansicht für den Plan “Event Plan“. 

Ein Plan kann auch in Microsoft Teams eingebettet werden. Hierbei wird die Benutzeroberfläche von Planner nahtlos in den Teams Client eingebettet. 

Für Planner ist auch eine mobile App verfügbar, um Aufgaben von unterwegs bearbeiten zu können. Die mobile App unterstützt auch die Erstellung von neuen Plänen.

Tipps

• Die Nutzung von Planner erfordert ein Verständnis der Office 365-Gruppen. Office 365 Gruppen sind die Basis für alle modernen Funktionen von Office 365, bei denen Anwender zusammenarbeiten können. Wenn Sie in Planner einen neuen Plan erstellen, erstellen Sie immer eine Office 365-Gruppe. Solche Gruppen werden auch von Microsoft Teams angelegt, immer dann wenn Sie ein neues Team erstellen. Ebenso beim Erstellen einer neuen Office 365-Gruppe in Outlook. Weitere Quellen für Office 365-Gruppen sind SharePoint Online und Yammer.

  Wird die Verwendung von Office 365-Gruppen nicht korrekt geplant und konfiguriert, werden Sie zwangsläufig mit einem Wildwuchs an Office 365 Gruppen konfrontiert sein. Im Standard haben Anwender die Möglichkeit, sowohl neue Pläne, neue Teams und neue Office 365 Gruppen zu erstellen.
   

• Der Nutzung von Planner und die Auswirkungen durch die Erstellung von neuen Office365-Gruppen erfordert die Schulung von Anwendern. Dies kann durch kurze Erklärvideos im Intranet erfolgen und durch Bedienungsanleitungen in einem IT-Serviceportal ergänzt werden.

Links

• Planner Url: https://https://tasks.office.com
• Planner Hilfe-Center
• Microsoft Planner für Administratoren
• How Microsoft Planner Works
• So bezieht sich Planner auf Office 365-Gruppen
• Weitere Informationen zu Office 365-Gruppen
• Erste Schritte mit Office 365-Gruppen in Outlook

Zurück zum Blog-Artikel “Was ist Office 365“

Viel Spaß mit Microsoft 365.