Im Hinblick auf das kommentde Support Ende von Exchange Server 2010 und das Ende des Mainstream-Supports von Exchange Server 2016 begegnen mir wieder vermehrt Fragen zur Migration von Öffentlichen Ordnern.
Die Fragen gliedern sich in die beiden Themenfelder Legacy Public Folder und Modern Public Folder. Von Legacy Public Foldern sprechen wir bei Öffentlichen Ordnern bis einschließlich Exchange Server 2010. Ab Exchange Server 2013 sprechen wir über Modern Public Folder.
Der Fokus dieses Artikels liegt bei den Öffentlichen Ordnern alter Bauart. Es scheint, dass noch zahlreiche Exchange Server 2007 und 2010 Organisationen mit Öffentlichen Ordnern in Betrieb sind und hier versucht wird, diese so schnell als möglich zu migrieren.
Hier liegt bereits der Denkfehler.
Legacy Public Folder
Bis einschließlich Exchange Server 2010 werden Öffentliche Ordner in einem separaten Datenbanktyp gespeichert, der sog. Public Folder Database. Diese Datenbank verfügt über einen eigenen Replikationsmechanismus, der völlig unabhängig von den Replikationsmechanismen für Postfachdatenbanken der unterschiedlichen Exchange Server Versionen läuft. Dieser Replikationsmechanismus ist seit der Erfindung der Öffentlichen Ordner nicht an die sich wandelnden Anforderungen hinsichtlich der zu replizierenden Datenmengen angepasst worden.
Ein weiterer Unterschied zu modernen Öffentlichen Ordnern liegt in der Verarbeitung der Public Folder Hierarchie und der Möglichkeit, Ordnerinhalte durch Repliken in mehreren Datenbanken zu speichern. Jeder Ordner verfügt immer über mindestens eine Replik. In einer Exchange Umgebung mit nur einer Datenbank für Öffentliche Ordner ist das der Normalfall und stellt uns noch nicht vor Herausforderungen.
Das folgende Diagramm zeigt das Replikationsdilemma der Legacy Public Folder. In diesem Beispiel gehören zur Exchange Organisation Exchange Server in Europa (EMEA) uund Asien (APAC). Die Hierarchie der Öffentlichen Ordner steht organisationsweit zur Verfügung. Die Ordner der Hierarchie sind mit ihren Repliken auf zwei Datenbanken verteilt.
Dieser Ansatz wurde gewählt, um Anwendern in Asien einen Zugriff mit möglichst niedriger Latenz zur Verfügung zu stellen. Dieses Modell lässt sich nun beliebig komplex ausweiten. Die häufigsten Gründe für die Nutzung mehrerer Public Folder Datenbanken sind:
- Bereitstellung von Öffentlichen Ordner in einer geographisch lokalen Exchange Umgebung, wie im o.g. Beispiel, um WAN-Strecken zu entlasten
- Aufteilung der Inhalte aufgrund der Datenbankgröße
- Technisch wird eine Dateigröße bis 2TB unterstützt, jedoch steigt das Risiko von Fehlern in den Replikationstabellen ab einer Dateigröße von 1TB exponentiell an
Große Public Folder Datenbanken sind immer wieder der Grund für Replikationsprobleme und damit einhergehenden Datenverlusten. Ein weiterer Grund für Replikationsprobleme liegt in der Art der Replikation. Die Replikation erfolgt per SMTP-Nachrichten zwischen Exchange Serversystemen. Die Kommunikation besteht aus System- und Inhaltsnachrichten von fester Größe. Und hier ergeben sich die nächsten Herausforderungen für Replikation der Öffentlichen Ordner:
- Die Größe der Replikationsnachrichten wird durch ein Konfiguration in der Windows Systemregistrierung kontrolliert und kann je beteiligtem System anders sein
- Die Größenbeschränkungen der beteiligten Sende- und Empfangskonnektoren können die Zustellung u.U. verhindern
- Bei einer Replikation von Exchange Server 2007 zu Exchange Server 2010 kann es zu Fehlern bei der Konvertierung der Inhaltsnachrichten und damit leider auch zu Datenverlusten kommen
- Lokale installierte SMTP-Virenscanner können einzelne System- und Inhaltsnachrichten filtern
- Schlecht programmierte und konfigurierte SMTP-Virenscanner sind der natürliche Feind der Public Folder Replikation
- Virtualisierte Exchange Server Systeme, mit falscher Prozessort- und Speicherkonfiguration können zu Datenverlusten führen
- Bevor replizierte Inhalte, die auf mehrere Nachrichten verteilt sind, in einen Öffentlichen Ordner geschrieben werden, müssen alle Inhaltsnachrichten empfangen und verarbeitet werden
- Kommt es bei der In-Memory Verarbeitung zu einem Fehler, wird der Inhalt verworfen, nicht gespeoichert und stattdessen per Systemnachricht neu angefordert, jedoch nicht beliebig oft
Diese Auflisting hat keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Zu unterschiedlich sind die Betriebssituationen für Öffentliche Ordner. Dies bezieht sich nicht nur auf die Exchange Server Versionen, die im Einsatz sind, sondern auch auf das Alter und die Historie der Öffentlichen Ordner. Desto länger eine Öffentliche Ordner Hierarchie bereits in Betrieb ist, desto größer ist auch das Risiko von korrupten Altdaten. In der Vergangenheit und im täglichen Betrieb werden Sie höchstwahrscheinlich keine Probleme festgestellt haben. Für eine Migration jedoch, sich diese alten Daten ein Hindernis. Einer der häufigsten Gründe für Probleme mit alten Hierarchien sind verwaiste Einträge für die Zugriffsberechtigung (ACL). Hier kommt Ihnen PowerShell zur Hilfe.
Warum all das?
Im Oktober erreicht Exchange Server 2010 das finale Supportende. Für Öffentliche Ordner alter Bauart gibt es dann keinen Support mehr. Wenn Sie auf Öffentliche Ordner nicht verzichten können, ist eine MIgration zu modernen Öffentlichen Ordner die einzige Alternative. Hier stehen Ihnen entweder Exchange Online oder Exchange Server 2016 zur Verfügung. Mit einer einzigen Public Folder Datenbank ist dies eine leichte und bestens dokumentierte Aufgabe.
Die große Herausforderung ist, wenn Ihre Öffentliche Ordner Hierarchie über mehr als eine Datenbank verteilt ist. Noch größer die Herausforderung, wenn sich diese Datenbanken auf Exchange Server 2007 und Exchange Server 2010 aufteilen. Ich empfehle Ihnen dringen, vor einer Migration zu modernen Öffentlichen Ordnern einen Versionsmix von 2010 und 2007 zu beseitigen.
Zeit und Geduld
Die Migration von Öffentlichen Ordnern und die damit einhergehenden Vorbereitungsarbeiten brauchen Zeit. Es ist nahezu unmöglich, solch eine MIgration zeitlich exakt vorauszuplanen. Auch mit einer guten Vorbereitung bleibt das Risiko von Fehlern, die erst bai der Ausführung der MIgration auftreten und damit die Migration verzögern.
Die notwendige Geduld und Ausdauer fehlt heutzutage meist. Ich kann an Sie nur appelieren, sich für die Migration ausreichend Zeit zu nehmen. Geben Sie jedem uneinsichtigen Projektmanager gerne meine Kontaktdaten.
Wenn sich in Ihrer Öffentlichen Ordner Hierarchie Repliken auf mehrere Datenbanken aufteilen, hilft der Public Folder Replication Report, um festzustellen, ob die Repliken über die gleiche Anzahl an Objekten verfügen.
Die wichtigsten Schritte für eine erfolgreiche Migration der Öffentlichen Ordner sind:
- Reduzieren Sie das zu migrierende Datenvolumen durch Export und Löschung nicht mehr benötigter Daten
- Reduzieren Sie die Anzahl E-Mail-aktivierter Ordner
- Übertragung der E-Mail-Adresse und Ordnerinhalte in freigegebene Postfächer oder zu Microsoft Teams
- Abschaltung der E-Mail-Funtkion
- Bereinigen Sie die verbleidende Ordnerhierarchie
- Entfernung verwaister Berechtigungen
- Korrektur nicht unterstützer Zeichen in Ordnernamen
- Korrektur nicht konformer Alias-Namen von E-Mail-aktivierten Ordner
- Bereinigen Sie den MESO-Container im Active Directory
- Entfernung verwaister Einträge von ehemals E-Mail-aktivierten Ordnern
- Prüfen Sie die Ordnergrößen der einzelnen Öffentlichen Ordner unter Berücksichtung der aktuellen Limits
- Eventuell muss ein Ordner aufgeteilt werden
- Prüfen Sie die gespeicherten Objektgrößen unter Berücksichtigung der aktuellen Limits
- Eventuell müssen zu große Objekte exportiert und gelöscht werden
- Prüfen Sie den Zustand der Ordnerrepliken, wenn Sie mehr als eine Public Folder Datenbank verwenden
- Passen Sie vor einer Migration die Limits für Öffentliche Ordner in der Exchange Organisation an
All diese Aktiviäten benötigen Zeit. Die Änderungen müssen zwischen Exchange Datenbanken repliziert werden. Ebenso dürfen Sie die Zeiten für Replikation von Änderungen im Active Directory nicht unterschätzen.
Links
Durch die technischen Umstrukturieren bei Microsoft, insbesondere durch die Stilllegung der TechNet-Ressourcen, werden zahlreichen Quellen für Legacy Public Foldern in der Zukunft nicht mehr erreichbar sein. Ich empfehle Ihnen, sich die noch erreichbaren Quellen zu sichern, z.B. als Ausdruck in OneNote.
Hier sind einige Links zu weiteren Blogartikeln und anderen Ressourcen für Öffentliche Ordner
- Exchange Public Folder Replication Report
- Legacy Public Folder Migration to Modern Public Folders
- Aktionsplan zu Migration zu modernen Öffentlichen Ordnern
- Rename and Trim Legacy Public Folders for Modern Public Folder Migration
- Limits for Public Folders (Exchange 2013)
- Limits for Public Folders (Exchange 2016)
- Limits for Public Folders (Exchange Online)
Viel Spaß mit Exchange!
