Wie kalkuliere ich meine Kosten als IT-Trainer

Als freiberuflicher Trainer in der IT-Branche erhält man regelmäßig Anfragen von Schulungsunternehmen zur Durchführung von vorgefertigten Kursen oder individuell zusammengestellten Schulungen. Solche Anfragen erreichen einen oftmals mit einem festen Preisangebot. Um einordnen zu können, ob es sich dabei um ein Preisangebot handelt, von du auch leben kannst, muss du als Trainer deine Kosten genau kennen und wissen, wie viel du mit einer Schulung verdienen möchtest. In diesem Artikel liegt der Fokus auf MCTs, also Microsoft Certified Trainer, die offizielle Microsoft Trainingskurse unterrichten dürfen.

Schulungsunternehmen fragen in der Regel mehrere Trainer gleichzeitig an und entscheiden sich für den Trainer der den günstigsten All-In Preis anbietet. Dies führt leider immer wieder zu einem Preis-Dumping, das auf Dauer die Existenz aller Trainer gefährdet. 

Der All-In Preis ist hierbei das besondere Risiko, da du einen festen Tagespreis angibst, der alle Kosten, wie Anreise, Übernachtung usw. enthält. Gerade als Neuling ist es nicht einfach, alle Kosten zu kennen und im Blick zu haben. Um hier ein wenig Abhilfe zu schaffen, habe ich eine Kalkulationsvorlage auf Excel-Basis erstellt. Den Download-Link findest du am Ende des Artikels. Die Vorlage kann natürlich auf die persönlichen Gegebenheiten angepasst und erweitert werden.

MCT 

Klassische MOC-Kurse, in einem Schulungszentrum oder als Online-Schulung, sind nur noch eine der Optionen, wie man sich auf eine Zertifizierungsprüfung vorbereiten kann. Microsoft Learn bietet bereits jetzt für zahlreiche Zertifizierungen das passenden Online-Lernmaterial an. Dein Wissen und deine Erfahrungen sind es jedoch, die eine Schulung spannend, interessant und auch unterhaltsam für Teilnehmer machen. Die Erfahrung sammelst du durch die tägliche Arbeit in einem Themenfeld und bestätigst deine Erfahrung und dein Wissen durch die entsprechende Zertifizierungprüfung. Schließlich darfst du nur die Kurse unterrichten, zu denen du eine gültige Zertifizierung hast.

Als Trainer ist man mehr als nur der Vortragende von Schulungsmaterial. Man teilt das Wissen und die eigene Erfahrung zum unterrichtenden Thema. Dieses Wissen ist es, was den Mehrwert einer Schulung, gerade im Hinblick auf die Vorbereitung zur Zertifizierungsprüfung, ausmacht. Dies ist insbesondere dann wichtig, wenn du z.B. eine sog. Boot-Camp Schulung unterrichten sollst. Ein solches Boot-Camp zielt darauf ab, die Inhalte von zwei MOC-Kursen, mit je 5 Tagen Dauer, in einer einzigen Woche zu unterrichten. Hier musst du entscheiden, welchen Schwerpunkt du setzt, um die Inhalte sinnvoll zu vermitteln. 

Und vergiss nicht, eine Schulung soll nicht nur für die Teilnehmer interessant und lehrreich sein, sie soll auch dir als Trainer Spaß machen.

Die Kalkulation

In der Excel-Vorlage gibt es zwei Themenblöcke

1. Schulung
   Hier erfasst du die Basisinformationen für die durchzuführende Schulung und deine Kosten für die Vorbereitung
    
2. Reise
   In diesen Bereich erfasst du die Informationen und Kosten für deine Reise zum Schulungsort

Es sind jeweils die gelb hinterlegten Zellen auszufüllen bzw. auszuwählen.

Schulung

Die Parameter für den Themenblock Schulung sind (mit Beispielwerten):

• Dauer in Tagen: 5
  • Dies ist die Anzahl der aktiv durchzuführenden Schulungstage
• Sockelbetrag je Tag (8h): 850,00 €
  • Dies ist der Sockelbetrag, den du als kalkulatorische Kosten für deine Trainer Dienstleistungen vorsiehst
  • Dieser Betrag wird auch für die Berechnung der Vorbereitungszeit genutzt
• Individuelle Schulung: Ja
  • Hier legst du fest, ob die Aufwände für eine individuell erstellt Schulung mitkalkulieren möchtest oder nicht
• Vorbereitungszeit in Stunden: 2
  • Dies sind deine Stunden zur Erstellung einer individuellen Schulung
  • Zu Berechnung wird der o.g. Sockelbetrag herangezogen
• Kosten Präsentationslayout: 300,00 €
  • Dies sind deine externen Kosten für die Beschaffung einer neuen Präsentationsvorlage

Reise

Die Parameter für den Themenblock Reise sind (mit Beispielwerten):

• Hotelkosten je Tag: 200 €
  • Dies sind deine Übernachtungskosten in der gewählten Unterkunft
• Anreise am Vortag: Nein
  • Hier legst du fest, ob du bereits am Vortag der Schulung anreist und somit eine zusätzlich Übernachtung notwendig ist
  • Tipp:
    Reise immer am Vortag an, wenn der Schulungsort weiter als 50km von deinem Wohnort entfernt ist
    Für Schulungsteilnehmer, die für die Teilnahme bezahlen, ist es frustrierend, wenn der Trainer zu spät erscheint, oder wegen einer morgendlichen Anreise bereits müde ist
• Abreise am Folgetag: Nein
  • Hier legst du fest, ob du erst am Tag nach dem letzten Schulungstag abreist
  • Gründe hierfür sind z.B., dass das gewählte Verkehrsmittel am letzten Schulungstag gar nicht mehr oder nicht mehr sinnvoll genutzt werden kann (letzte Bahn, letzter Flug)
• Spesen je Schulungstag: 50 €
  • Hier legst du fest, welchen Spesenbetrag du für deine persönlichen Ausgaben berechnen möchtest
• Flugticket (An-/Abreise): 125,00 €
  • Dies sind die Kosten für deine An- und Abreise per Flugzeug
• Bahnfahrkarte (An-/Abreise): 80,00 €
  • Dies sind die Kosten für deine An- und Abreise per Bahn
• ÖPNV/Taxi Vorort je Tag: 25,00 €
  • Dies sind eine täglichen Kosten für die Fahrten zwischen einer Unterkunft Vorort und dem Schulungsort per ÖPNV oder Taxi
• Auto (persönlich/Mietwagen): 0 €
  • Dies sind die Kosten für die Nutzung deines persönlichen PKW oder eines Mietwagens für den Schulungszeitraum
  • Hier kannst du z.B. mit einer Kilometerpauschale für die Nutzung des persönlichen PKW arbeiten

Diese Kalkulation ist deine ganz persönliche Berechnungsgrundlage und dient nur deiner eigenen Planung. Am Ende erhältst du einen empfohlenen All-In-Tagessatz, den du einem anfragenden Schulungsunternehmen nennen kannst.  

Vorschläge und Hinweise zur Ergänzung oder Änderung kannst du direkt auf der GitHub-Seite als Issue eintragen.

Links

• Download der Excel-Vorlage bei GitHub
• MCT Central
• MCT Regional Leads

Wenn du als MCT weitere Fragen hast oder gerne MCT werden möchtest, melde dich: MCT@granikos.eu,