Exchange Server und Exchange Online nutzen Aufbewahrungsrichtlinien, um sog. Aufbewahrungstags zu gruppieren. Ein Aufbewahrungstag beschreibt, wie der Exchange Managed Folder Assistant Elemente in einem Postfach oder einem Postfachordner verarbeiten soll, wenn diese automatisch bereinigt oder aufbewahrt werden sollen.
Manchmal zeigen diese Richtlinien ein unerwartetes Verhalten an den Tag. Dieses Verhalten lässt sich nur durch eine Entfernung der Aufbewahrungsinformationen aus dem betroffenen Postfach lösen.
Um zu verstehen, wie man Exchange Aufbewahrungsrichtlinien bereinigt, müssen wir zuerst ein Blick auf die Basics der Aufbewahrung in Exchange Server werfen werfen.
Aufbewahrungstags (Retention Tags)
Es existieren Standard (Default) und Persönliche (Personal) Tags. Diese Tags definieren, was mit einem Objekt passieren soll, ob aufbewahrt, gelöscht oder in das Archiv-Postfach verschoben werden soll.
Standard-Tags greifen immer für das gesamte Postfach, oder, im Fall von Löschrichtlinien, für Standard-Ordner.
Aufbewahrungsrichtlinien (Retention Policies)
Alle Richitlinen-Tags, die Sie einer Mailbox zuweisen möchten, werden in einer Aufbewahrungsrichtlinie zusammengefasst. Jedem Postfach kann nur eine Aufbewahrungsrichtlinie zugewiesen werden.
Der folgende Screenshot zeigt die Standard MRM Aufbewahrungsrichtlinien für Benutzer- und Arbitration-Postfächer, ergänzt um zwei Test-Richtlinien.
Wenn Sie mehr über Aufbewahrungsrichtlinien und Richtlinien-Tags erfahren möchten, empfehlen ich einen Blick in die Exchange Dokumentation zu werfen.
Bereinigung der Aufbewahrungsrichtlinien in einem Postfach
Was genau wollen wir eigentlich entfernen?
Es geht um
- Richtlinien-Tags
Zugewiesene Aufbewahrungsrichtlinien zu entfernen ist einfach. Weisen Sie dem Postfach eine andere Richtlinie zu oder setzen Sie den Parameter RententionPolicy auf $null. Damit werden allerdings nicht die persönlichen Tags, die ein Benutzer Postfach-Ordnern zugewiesen hat, entfernt.
Wie wird man nun die persönlichen Tags los? Microsoft hat hierauf eine einfache Antwort:
- Löschen Sie die Tags aus der Exchange Organisation
Aber was passiert, wenn das zu entfernende Tag von anderen Benutzern in Ihrer Exchange Organisation ebenfalls verwendet wurde? In diesem Fall würde es aus allen Postfächern entfernt.
Mal angenommen, Sie haben eine Lösch-Richtlinie, die aus Compliance-Gründen alles älter 10 Jahre löscht. Sie haben dem Benutzer mit einem persönlichen Tag die Möglichkeit gegeben einzelne Ordner vom Löschen auszunehmen. Wenn Sie nun dieses persönliche Tag aus der Exchange Organisation entfernen, werden Sie ein nicht zu vernachlässigendes Supportaufkommen in Ihrer Hotline generieren. Der Managed Folder Assistant wird E-Mail-Nachrichten (älter 10 Jahre) aus allen Ordnern aller Postfächer löschen, an denen das persönliche Tag gesetzt war. Nicht davon zu sprechen, das sie diese dann wiederherstellen müssen.
Die Lösung
Zum Glück ist Hilfe nah. Das Tool RemovePersonalRetentionTag hilft Ihnen bei der selektiven Entferung von Richtlinien-Tags.
Mit diesem Tool können Sie eine oder mehrere persönliche Tags von Ordnern eines Postfaches entfernen, ohne diese aus der Exchange Organisation löschen zu müssen.
Dazu gibt es zwei Voraussetzungen. Sie müssen Impersonation-Rechte für das Postfach besitzen, in welchem Sie die Tags entfernen möchten. Wenn sich das Postfach in Exchange Online befindet, muss in einer Exchange Online Umgebung die Basic-Authentifizierung aktiviert sein, da das Tool über Exchange Web Services auf Postfächer zugreift.
- Wenn Sie alle persönlichen Tags eines Postfaches von den Ordnern entfernen möchten reicht ein:
RemovePersonalRetentionTag.exe -mailbox "user@example.com" -impersonate
- Wenn Sie bestimmte Tags löschen möchten, benötigen Sie die zugehörige RetentionID. Diese erhalten Sie in einer Exchange (Online) Powershell Sessoin mit folgendem Einzeler:
Get-RetentionPolicyTag -Types Personal | Select Name,RetentionId | ft -a
- Löschen Sie einzelne Tags mit:
RemovePersonalRetentionTag.exe -mailbox "user@example.com" -impersonate -retentionid "a7966968-dadf-4df7-ae87-4482686b4634"
- Entfernen Sie mehrere Tags mit:
RemovePersonalRetentionTag.exe -mailbox "user@example.com" -impersonate -retentionid "a7966968-dadf-4df7-ae87-4482686b4634, 414c6a14-3ed5-432e-9edb-c6620a8278f0"
Das Tool kann auch dabei helfen, persönliche Tags von Systemordnern, wie zum Beispiel „Yammer“, zu entfernen.
