Exchange Server ist eine der erfolgreichsten Serverlösungen von Microsoft, obwohl das Produkt immer wieder funktionale Lücken hinsichtlich Sicherheit, Archivierung, Datensicherung/Wiederherstellung, Überwachung und Berichterstellung hatte. Einige dieser funktionalen Lücken existieren selbst in der aktuellen Version Exchange Server 2019. Infolgedessen entwickelte sich rund um Exchange Server über die Jahre ein Ökosystem von Softwarelösungen, um diese Lücken zu schließen und den gewünschten Mehrwert zu bieten.
Selbst mit einem Wechsel zu Exchange Online besteht weiterhin Bedarf für eine bessere Überwachung und Berichterstellung. Microsoft bietet für Exchange Online nur einige rudimentäre Ansätze, die Administratoren nicht die Informationen bieten, die wirklich benötigt werden. Diese Informationslücken schließt ENow mit Mailscape 365 und liefert einen umfassenden Einblick in den Betrieb von Exchange Online und Microsoft 365.
ENow
ENow Software ist kein Neuling am Markt der Monitoring-Lösungen für Microsoft Serverprodukte. Ich kenne das Unternehmen und die Lösungen bereits seit mehr als zehn Jahren. Mich beeindruckt die Entstehungsgeschichte von ENow. Jay Gundotra, Gründer und Exchange-Geek, startete mit seinem Unternehmen nicht mit dem Anspruch ein Softwareanbieter zu sein. Die erste Lösung entstand durch den Bedarf, den er während seiner Arbeit als Service-Anbieter für Exchange sah. Es fehlte eine Monitoring-Lösung, die alle notwendigen Informationen in einem Dashboard zusammenfasst und so einen schnellen Überblick über den aktuellen Betriebsstatus ermöglicht.
Hieraus entwickelte sich das bekannte OneView-Dashboard des ENow Management Systems, mit dem eine ganze Plattform übersichtlich dargestellt und überwacht werden kann. Rot blinkende Signale und die Möglichkeit des Drill-Downs ermöglichen eine schnelle Identifikation von Problemen. Die Lösung wurde unter der Maßgabe entwickelt, so zu funktionieren, wie ein Administrator denken würde, um ein Problem zu identifizieren und zu beheben. Man muss nur der Spur der roten Ampelsignale folgen, um die Ursache zu finden. Dies Einfacheit ist der Grund, warum Network Operating Center (NOC) zahlreicher Unternehmen auf diese Lösung setzen. Die ENow-Lösung wurde und wird auf der Basis von Feedback aus der Exchange-Community stetig entwickelt. Unternehmen in über 130 Länder auf der ganzen Welt, wie z.B. VMware, Wendy’s und Facebook, vertrauen der Lösung.
Job-Rollen und Herausforderungen
Auf ENow und Mailscape bin ich im Jahr 2009, während eines Exchange Migrationsprojektes, gestoßen. Seinerzeit löste die Software das alltägliche Problem des Monitorings von lokalen Exchange Server Plattformen. Über die Jahre hat ENow den Umfang der Monitoring-Lösung weiterentwickelt, um immer komplexere Anforderungen und mögliche Probleme im Betrieb von Exchange Server zu überwachen, z.B. wurde die Lösung um das Monitoring von Active Directory Gesamtstrukturen ergänzt. Es darf nicht vergessen werden, dass Exchange Server eine sehr tolerante Serverlösung ist und in ganz unterschiedlichen Konstellationen betrieben werden kann. Dies birgt naturgemäß besondere Herausforderungen für das Monitoring.
Der Wert einer Plattformüberwachung mit der ENow Monitoring-Lösung wird deutlich, wenn wir uns drei beteiligte Job-Rollen, mit ganz unterschiedlichen Interessen, anschauen. So erkennen Sie vielleicht einen vertrauten Anwendungsfall aus Ihrer eigenen Betriebsumgebung wieder.
Der IT- / Exchange- / Office 365-Administrator
In einer lokalen IT-Infrastruktur haben IT- und Exchange-Administratoren meist eine gute Monitoring-Übersicht über Server und Dienste. Das Standard-Monitoring wird, aufgrund fehlender Integration, oft durch zusätzliche Tools ergänzt, um neben einem klassischen System-Monitoring auch ein Applikations-Monitoring zu ermöglichen.
Bei einem Wechsel zu Microsoft 365 und Exchange Online ist die Frustration auf Administrator-Seite groß. Es besteht keine Möglichkeit mehr, sich mal schnell per RDP auf einem Server anzumelden, um ein Problem zu identifizieren und zu beheben. Gleichzeitig ist der Druck unverändert hoch, bei einer Störung das Management und die Mitarbeiter informieren zu müssen. Das Microsoft 365 Admin Center stellt keine zeitnahen Informationen zum aktuellen Dienststatus bereit. Störungen, die früher schnell als Dienst- oder Hardwarestörungen identifiziert werden konnten, verstecken sich nun in einer großen (dunklen) Wolke. Office 365 Störungen können den ganzen Dienst betreffen oder nur Teilbereiche oder einzelne Dienste. In den letzten Jahren haben wir unterschiedliche Ausfälle erlebt, die das Resultat von Azure AD- oder Azure DNS-Problemen waren und die Identitätsverwaltung oder den Zugriff auf die gesamte Microsoft 365-Plattform beeinträchtigten. Andere Ausfälle betrafen nur einzelne Dienste, wie z.B. Microsoft Teams, oder einzelne Komponenten, wie die jüngsten MFA-Ausfälle.
Der obige Screenshot des ENow Dashboards zeigt, dass Microsoft Teams und SharePoint Online für Anwender in Salzburg gestört sind (3), jedoch nicht für Anwender in Wien. Die allgemeine Verfügbarkeit in Office 365 ist nicht gestört (1). Es scheint sich um ein lokales Netzwerkproblem zu handeln (2). Den Status der Dienstverfügbarkeit erkennen Sie auf einen Blick. Für ein international arbeitendes Unternehmen sind rollierende Störungen, bei denen Mitarbeiter einer Region nicht wie gewohnt arbeiten können, während andere Regionen keine Probleme haben, eine besondere Herausforderung. Denn dies stellt keinen direkter Ausfall von Office 365 dar.
In solch einem Fall fragt sich ein IT- oder Exchange-Administrator, „Haben WIR ein Problem, oder ist es ein Microsoft-Problem?“ Viele Überwachungslösungen betrachten nicht alle notwendigen Komponenten einer lokalen IT-Infrastruktur oder haben keine Kenntnis über die technischen Abhängigkeiten der eingesetzten Komponenten, wie z.B. beim Betrieb einer Hybrid-Konfiguration (AD FS, AAD Connect) und den erforderlichen Netzwerkverbindungen. Sie möchten sich nicht in der Situation wiederfinden, in der Sie denken, dass eine Störung durch ein Microsoft 365-Problem ausgelöst wurde, es sich aber in Wirklichkeit um eine Störung in Ihrer lokalen IT-Infrastruktur handelt.
Der IT- / Exchange- / Office 365-Administrator mit ENow Mailscape 365
Office 365 und Exchange Online verfügen über kein eigenständiges Monitoring je Mandanten. Bei einer offiziellen Störung gibt es für Administratoren keine Möglichkeit meistens keine schnelle und einfach Lösung, um den Grund der Störung zu ermitteln. Sie können keine Aussage darüber treffen, wer Schuld ist, welche Dienst gerade nicht verfügbar ist und für wen es Auswirkungen hat. Hier hilft ENow bei der Isolierung des Problems durch sog. Remote-Sonden und synthetische Transaktionen. Diese Funktionen imitieren Anwenderzugriffe auf Office 365-Dienste, wie z.B. Microsoft Teams. In einer cloudbasierten Welt benötigen Sie intelligentere Überwachungsfunktionen als eine „Dienst verfügbar/nicht verfügbar“-Lösung. Ebenso wichtig ist, sich nicht nur auf die Cloud-Endpunkte zu konzentrieren.
Die Verfügbarkeit der Office 365-Dienste ist zu einem großen Teil von der Funktionalität der lokalen Active Directory Gesamtstruktur und der Netzwerk-Infrastruktur abhängig. Da die ENow Lösung in Ihrer lokalen Infrastruktur betrieben wird, kann sie genau das leisten. Der Mehrwert liegt darin, dass Sie eine belastbare Aussage über den Grund der Störung abgeben können und sich nicht auf eine „Microsoft ist Schuld“-Begründung zurückziehen müssen, selbst wenn dies sehr bequem ist. Aber was ist, wenn der Fehler nicht bei Microsoft liegt, sondern bei Ihnen? Die Gründen hierfür sind vielfältig, wie z.B. abgelaufenen Zertifikate, ungewöhnlich hohe Netzwerklatenzen, AD FS Authentifizierungsfehler oder Azure AD Connect Synchronisationsprobleme, um nur einige zu nennen. Es ist kein eindimensionales Problem. Die von Ihnen gewählte Überwachungslösung für Office 365 muss mehrdimensional sein und auf die gleiche Weise testen, wie Anwender eine Verbindung zu den verschiedenen Office 365-Diensten herstellen.
Die oben dargestellte Störung signalisiert eine Störung von Microsoft Teams und SharePoint Online. Wenn Sie der Störungssignalisierung im Dashboard folgen, erhalten Sie die notwendige Sicherheit.
DIe Detailinformatiom zeigt, dass eine Störung beim Zugriff auf Microsoft Teams vorliegt.
Verantwortlicher zur Einführung des modernen digitalen Arbeitsplatzes
Sie kennen die Schlagworte „digitaler Arbeitsplatz“, „digitale Transformation“ und all die anderen zu Genüge. Das gemeinsame Ziel ist die Einführung eines modernen Arbeitsplatzes und die umfassend integrierte Nutzung von Office 365. Ihr Unternehmen investiert mit den Abonnementkosten nicht nur in die Cloud-Plattform an sich, sondern auch in die Weiterentwicklung der Mitarbeiter. Daher ist es so wichtig, dass Sie wissen, wie die einzelnen Komponenten der Office 365-Plattform verwendet werden. Und hier spreche ich nicht nur von den Standardauswertungen, die Ihnen z.B. eine Microsoft Teams Nutzung vorgaukeln, nur weil Anwender einmal in dreißig Tagen Microsoft Teams gestartet haben.
Wenn Sie für die Einführung von Office 365 verantwortlich sind, sind Sie davon überzeugt, dass die Kommunikations- und Kollaborationssuite die Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen revolutionieren wird. Der Schlüssel hierzu ist jedoch, dass die Produkte der Office 365-Suite von allen Mitarbeitern angenommen und genutzt werden. Um eine breite Akzeptanz und Nutzung zu erreichen, muss Office 365 planvoll eingeführt und mit angemessenen Lernangeboten begleitet werden. Ein „probiert es einfach aus“-Ansatz wird scheitern. Sie benötigen ausführliche Berichte, wie die Office 365-Plattform von Anwendern genutzt wird. Dies dient auch der Erfolgskontrolle von Schulungen und Lernmaterialien.
Die Standardberichte der Office 365-Plattform geben Ihnen nur rudimentär Auskunft, meist stehen detaillierte Informationen nur per PowerShell zur Verfügung. Administratoren verfügen oftmals über das notwendige Knowhow, um diese Informationen abzurufen. Als Verantwortlicher für die Einführung von Office 365 benötigen Sie meist Hilfe, um die notwendigen Informationen zu erhalten und die Statusberichte für das Management zu erstellen.
Verantwortlicher zur Einführung des modernen digitalten Arbeitsplatzes mit ENow Mailscape 365
Die ENow Mailscape 365 Suite verfügt über Hunderte von integrierten Berichten, die Sie für Ihre individuelle Bedürfnisse anpassen können. Ergänzt wird diese Lösung durch ein zentrales Repository für PowerShell-Skripte und einem Dashboard zur Verwaltung. Sie sehen z.B. nicht nur, ob Microsoft Teams selbst verwendet wurde, sondern auch wie viele Chat-Nachrichten gesendet wurden, wie viel Anrufzeit bereits aus dem Anrufguthaben genutzt wurde oder wie oft das Teilen von Bildschirminhalten eingesetzt wird. Mithilfe dieser Auswertungen stellen Sie schnell fest, ob es ein Problem mit den Schulungen und Schulungsinhalten gibt.
Bei einer einfach zu nutzenden Lösung wie OneDrive erkennen Sie, ob Personen überhaupt Dateien in ihrem persönlichen OneDrive-Speicher ablegen. Wenn dies nicht der Fall ist, ist dies ein Indikator, dass Anwender höchstwahrscheinlich eine Schatten-IT-Lösung wie Dropbox verwenden. Liegt das Problem nun darin, dass sich Anwender mit der neuen OneDrive-Lösung nicht wohlfühlen?
Mit dem Wissen über die Nutzung der Office 365-Suite können Sie proaktiv auf Ihre Schulungen einwirken und so sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter alle bereitgestellten Lösungen nutzen, für die das Unternehmen bezahlt.
Weitere Berichte geben Ihnen Auskunft darüber, welche Apps oder Geräte für den Zugriff auf die Office 365-Dienste verwendet werden. Erfolgt der Postfachzugriff mit Outlook für Desktop, Outlook on the Web oder die Outlook Mobile App? Welches Betriebssystem oder welches Endgerät kommt zum Einsatz? Ähnliche Auswertungen stehen für Microsoft Teams und andere Dienste zur Verfügung. Auf Basis dieser Informationen können Sie entscheiden, ob bestimmte Apps und Geräte in Schulungen stärker berücksichtigt werden müssen. Wenn Sie feststellen, dass mehr Personen iOS- oder Android-Apps für den Zugriff auf Office 365 Dienste verwenden, können Sie Ihren IT-Support für diese Nutzungsszenarien optimieren.
Der Software-Asset-Manager
Die Lizenzierung von Office 365 ist ein bisschen wie ein schwarzes Loch und es ist nicht ungewöhnlich, dass ein Unternehmen mehr zahlt, als notwendig ist. Dies können im Einzelfall Tausende von Euros sein.
Genauso wie Nutzungsinformationen, werden Lizenzinformationen in Office 365 nicht sinnvoll dargestellt. Oberflächlich betrachtet, denken Sie möglicherweise, dass Ihre Lizenzierung richtig dimensioniert ist. Stellen Sie sich vor, dass von zugewiesenen 1.000 Microsoft 365 E5-Lizenzen nicht alle inkludierten E5-Funktionen durch die Anwender genutzt werden. Stattdessen wäre eine Microsoft 365 E3-Lizensierung für z.B. 300 Anwender vollkommen ausreichend. Bei einer Preisdifferenz EUR 22,00 je Anwender und Monat, könnten Sie EUR 79.920,00 pro Jahr einsparen, ohne dass sich dies auf die zur Verfügung stehenden Funktionen auswirkt.
Die richtige Lizensierung bietet ein großes Potential zur Kostenoptimierung und ist daher von großem Interesse für Software-Asset-Management Teams. Wenn Sie jedoch für die Einführung von Office 365 verantwortlich sind, möchten Sie die Lizensierung gar nicht erst reduzieren. Sie möchten viel lieber sicherstellen, dass die Anwender die lizensierten Funktionen ausgiebig nutzen.
Ein weiteres Problem sind überlappende Lizenzen. Kennen Sie alle Produkte und Dienste, die in einer E3- oder E5-Lizenz enthalten sind? Wahrscheinlich nicht. Es ist also möglich, dass Sie eine Lizenz für eine Add-On-Funktion kaufen und verwenden, die bereits in der E3- oder E5-Lizenz eines Anwenders enthalten ist? Sie erhalten bei der Zuweisung einer Add-On-Lizenz keinen Warnhinweis, dass diese Funktion dem Anwender bereits zur Verfügung steht. Möglicherweise gibt es bei Ihnen auch Anwender, die Visio Online oder Project Online benötigen, so dass Sie Lizenzen für diese Anwender erwerben. Aber vielleicht gibt es gleichzeitig andere Anwender, denen eine Visio Online- oder Project Online-Lizenz zugewiesen ist, diese aber gar nicht verwenden. Das Auffinden dieser Art von inaktiven Lizenzen ist mit den von Office 365 bereitstellten Tools nicht immer nativ möglich.
Der Software-Asset-Manager mit ENow Mailscape 365
Die Berichte der ENow Management Suite bieten eine einfache und auf einen Blick verständliche Möglichkeit, Möglichkeiten zur Kostenoptimierungen zu messen und umzusetzen. Alle Probleme mit der richtigen Dimensionierung von Lizenzen, überlappenden Lizenzen oder der erneuten Bereitstellung nicht verwendeter Lizenzen können mit diesen Berichten gelöst werden. Sie erhalten einen exakten Einblick, wie Ihre Lizenzen in Ihrem Unternehmen verwendet werden. Diese Informationen helfen Ihnen bei Lizenzverhandlungen, ROI- oder TCO-Modelle zu formulieren und bieten reale Einblicke in Ihre digitalen Investitionen.
Installation und Konfiguration von Mailscape 365
Der Einrichtungsprozess der ENow Management Suite und Mailscape 365 war sehr einfach. Der Installationsassistent führt Sie durch jeden einzelnen Schritt des Prozesses. Nach der Einrichtung der erforderlichen Dienstkonten für den Zugriff auf Ihren Office 365-Mandanten ist die Lösung betriebsbereit. Die Installationsroutine bietet sogar die Möglichkeit, eine Express-Installation durchzuführen, die weniger Rückfragen zur Installation notwendig macht. Die proaktive Office 365-Überwachung Ihres Mandanten wird innerhalb weniger Minuten aktiviert und die Berichte zur Lizenzverwaltung sind schon kurz nach Abschluss der Installation verfügbar.
Zusammenfassung
Die ENow Management Suite macht mit Mailscape 365 genau das, was es soll. Es bietet eine Überwachung auf einen Blick, die Administratoren dabei hilft, ein Problem schnell zu erkennen und zum eigentlichen Kern des Problems zu gelangen. Hierzu müssen Administratoren nur dem Pfad der „roten Warnmeldungen“ folgen.
Ergänzt wird die Überwachung Ihres Office 365.Mandaten durch die Bereitstellung von aussagekräftigen Berichten, die Ihnen bei der Einführung und Nutzung von Office 365 helfen und sogar Geld sparen können. Sie erhalten eine Lösung, die Ihnen dabei hilft, Ihre tägliche Arbeit ohne unnötige Komplexität zu erledigen, ganz unabhängig davon, ob Sie ein IT-/Exchange- /Office 365-Administrator, für die Einführung moderner Arbeitsplätze verantwortlich oder ein Software-Asset-Manager sind.
Besuchen Sie die Produkt-Website für weitere Informationen: https://www.enowsoftware.com/products/office365-monitoring-and-reporting
Beginnen Sie mit einem 14-Tage Test: https://www.enowsoftware.com/get-started
Foto von Christina Morillo von Pexels
