Die Bearbeitung und Aktivierung von Abwesenheitsnachrichten für interne und externe Absender in Outlook ist eine der Funktionen, die wir sehr regelmäßig nutzen. Microsoft Teams ermöglicht uns auch die Aktivierung und Bearbeitung dieser Nachrichten. Es gibt jedoch zwei wichtige Dinge zu beachten:
- Die Speicherung der Abwesenheitsnachrichten in Microsoft Teams erfolgt als „Nur-Text“-Nachricht
- Die Speicherung ist nur mit einem Exchange Online Postfach möglich, der Versuch die Abwesenheitsnachricht in einem on-premises Postfach zu speichern führt zu einem Fehler
Das Problem
Abwesenheitsnachrichten in Outlook
Outlook bietet uns für die Erstellung der internen und externen automatischen Antworten für Abwesenheiten einen Volltext-Editor, der Zeichenformatierungen, Listen und Einrückungen unterstützt.
Der folgenden Screenshot zeigt exemplarisch die automatische Antwort für Empfänger außerhalb der Organisation. Datum der Rückkehr ist in fett formatiert.
Das ist ziemlich unspektakulär. Aber wie spielt dies nun zusammen mit Microsoft Teams?
Abwesenheitsnachrichten in Microsoft Teams
Die Möglichkeit, die eigene Abwesenheitsnachricht in Microsoft Teams zu bearbeiten, findet ihr über die Option „Statusmeldungen festlegen“.
Nach einem Klick auf das Label öffnet sich der Dialog zum Festlegen der Teams Statusmeldung, die direkt im Teams-Client angezeigt wird. Dieser Status ist für die Abwesenheitsnachricht, die als automatische Antwort per E-Mail gesandt wird nicht von Interesse.
Stattdessen müsst ihr auf das Label „Planen Sie eine Abwesenheit“ klicken. Dies öffnet den passenden Dialog.
Microsoft Teams liest die aktuelle Konfiguration und den Text auf dem persönlichen Postfach und ermöglicht die Bearbeitung der Nachricht für interne und externe Personen. Um die Einstellungen bearbeiten zu können, müsst ihr den Schieberegler „Automatische Antworten aktivieren“ zuerst nach rechts aktivieren.
Die Bearbeitung der Abwesenheitsnachrichten in Microsoft Teams hat einen großen Nachteil. Die in Outlook durchgeführten Formatierungen werden entfernt. Teams bietet uns einen reinen Texteditor an. Im unteren Teil des Screenshots seht ihr, dass Teams die Fett-Formatierung des Datum entfernt hat.
Wenn ihr die Anpassungen nun speichert, sind alle Textformatierungen dahin. Aber es kommt noch schlimmer.
Houston! We have a problem!
Ein Blick in Outlook zeigt uns, was Teams angerichtet hat. Nicht nur, dass alle Formatierungen entfernt wurden, Teams hat auch ein Problem mit Zeilenumbrüchen. Das gesamte Textlayout ist hinüber.
Der fehlerhafte Zeilenumbruch ist aktuell in Bug in Microsoft Teams. Der Bug ist der Produktgruppe bekannt und wird behoben,
Der Texteditor ist jedoch kein Bug, er ist „by Design“.
Wenn ihr auf Nummer sicher gehen wollte, was die Formatierung eurer Abwesenheitsnachrichten angeht, verwendet nicht Microsoft Teams. Mir ist aktuell keine Konfigurationsmöglichkeiten bekannt, wie man die Bearbeitung der Abwesenheitsnachricht in Microsoft Teams, z.B. per Richtlinie, ausschalten kann.
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